L’été c’est fait pour… planifier !

La période estivale est souvent synonyme de ralentissement au bureau ou en entreprise. Ce temps est idéal pour planifier votre année événementielle. Avant de réserver la même salle que l’an dernier pour les célébrations de fin d’année, que diriez-vous d’une réflexion créative en profondeur ?

La stratégie événementielle s’inscrit dans le plan de communication de l’entreprise. C’est un outil puissant qui offre plusieurs retombées à ceux qui l’utilisent adéquatement. Comme pour toutes les sphères de l’entreprise, il est important de planifier ce qui sera accompli dans les douze prochains mois. Rien de tel que l’été pour mettre en place des bases solides sur lesquelles s’appuyer tout au long de l’année.

D’abord : réfléchir

« Pour savoir où on s’en va, il faut savoir d’où l’on vient. » La maxime s’applique aussi à la planification événementielle. Avant de penser à l’année qui vous attend, faites le bilan de ce qui a été proposé dans le passé. Notez les succès autant que les déceptions ou les points à améliorer. Vous pouvez envisager un sondage de satisfaction auprès des employés ou de la clientèle qui a assisté aux événements passés. Toute cette réflexion alimentera la suite du processus.

Ensuite, répondez aux questions suivantes :

  • Pourquoi fera-t-on des événements cette année ?
  • Quels sont nos objectifs événementiels ?
  • Quel est notre budget ?

Il existe de multiples raisons pour faire des événements en entreprise : souligner les départs à la retraite, fidéliser la clientèle, rapprocher la direction des employés, souder les membres de l’équipe, remercier les employés pour leur excellence, etc. En ciblant vos buts, il sera plus facile d’orienter les choix à faire et de quantifier les retombées à venir.

Il importe aussi de prévoir un budget. Une stratégie événementielle efficace ne se fait pas avec des fonds de tiroirs. Cela dit, que votre budget soit modeste ou imposant, il y a moyen de tirer son épingle du jeu. L’argent consacré aux événements de l’entreprise doit être vu comme un investissement et non une dépense.

Maintenant que la vision de l’entreprise est claire, il est temps d’élaborer un calendrier événementiel qui réponde à vos besoins.

Établir un calendrier événementiel

Le calendrier événementiel est un outil de planification judicieux et personnalisé. Il répertorie les activités à planifier, les périodes de récurrence, les idées novatrices, etc.

Il serait facile de faire un copié-collé de l’année précédente. La majorité des entreprises ont un ou deux événements-phares qu’ils reproduisent fidèlement sans en changer les paramètres. C’est un peu comme offrir le même bouquet de fleurs à l’être cher, année après année, à la Saint-Valentin. Ne serait-il pas judicieux d’opter pour un massage, un parfum ou un souper romantique pour le ou la surprendre ?  La même logique s’applique à l’événementiel.

Même si votre tournoi de golf annuel connaît du succès, la formule peut être améliorée. Même si vous aimez le traditionnel méchoui proposé aux employés, pourquoi ne pas opter pour un smokehouse l’an prochain et savourer de l’épaule de bœuf (brisket) fumée à basse température pour faire changement ? Revamper vos événements garantit habituellement un taux de participation plus élevé.

Ne minimisez pas non plus l’impact des événements éclairs. Peu coûteuses, ces activités ponctuelles sont grandement appréciées des employés. Un de nos clients en génie industriel voyait ses employés quitter massivement leur emploi pour la concurrence. En incluant au calendrier événementiel un rendez-vous mensuel sous forme de 5 à 7 animé et varié, les liens dans l’équipe se sont solidifiés et la situation s’est grandement améliorée.

Se faire accompagner

Les idées sur papier ne se réaliseront pas comme par magie. La planification événementielle inclut aussi de prévoir les ressources internes qui seront affectées à la mise sur pied des événements que vous souhaitez réaliser. Dégagez du temps à l’horaire pour la ou les personnes qui auront la charge de réserver, orchestrer et faire le suivi.

Si vous ne possédez pas l’expertise requise ou les ressources humaines à l’interne, magasinez une agence événementielle reconnue pour vous épauler. Chez SUITE22 Événements nous offrons différentes formules personnalisées qui conviennent à tous les besoins. Cela va de la simple consultation créative jusqu’à la prise en charge complète de vos événements. L’entre-deux est aussi très formateur. Notre agence peut travailler de concert avec votre équipe, qui apprendra sur le tas les trucs du métier et sera mieux outillée pour l’avenir.

Maintenant convaincu de l’importance de la planification événementielle ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements pour maximiser l’impact de vos efforts. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller. Communiquez avec Nadine Ménard au nadine@suite22evenements.com

Lien externe

Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.


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