La promesse événementielle

Pour une entreprise, l’événementiel est un outil important de communication. Pour que cette dernière soit efficace, elle doit être bidirectionnelle. Une promesse événementielle est une réflexion de fond qui mène à un engagement que l’on prend envers nos invités pour répondre à leurs attentes.

Ça semble évident, mais peu d’entreprises investissent en idéation. La grande majorité des clients arrivent avec une idée précise de ce qu’ils veulent et majoritairement, ils souhaitent répéter la formule de l’année précédente sans réfléchir aux nouvelles possibilités. Chez SUITE22 Événements, nous faisons les choses autrement…

Il y a autant de promesses événementielles qu’il y a d’entreprises. Pour trouver celle de votre prochain événement, voici un résumé succinct de la démarche à effectuer.

Consultation : pour un portrait clair de la situation

Un événement, c’est une rencontre. Pour qu’elle soit satisfaisante pour les parties impliquées, il faut que son but soit défini et qu’il réponde aux attentes de ceux qui y seront. On sait habituellement pourquoi on organise un événement. Ce qui est moins clair, ce sont les attentes des invités. Pourtant, leurs besoins sont aussi importants que le message qu’on souhaite passer.

Une des premières étapes consiste donc à faire preuve d’empathie. Au-delà de ce que vous souhaitez communiquer, il faut montrer que vous êtes à l’écoute. Se mettre à la place des invités, reconnaitre leurs besoins et les nommer contribuera au succès de votre événement.

Si l’entreprise est en restructuration, peut-être que les employés ont besoin d’être rassurés ? Devant une embauche massive de personnel, ont-ils besoin de tisser des liens ? Après une année particulièrement chargée, vous avez peut-être envie de souligner votre excellence, mais peut-être que les employés ont plutôt besoin de votre reconnaissance.

Transparence : pour retirer le maximum des bénéfices

L’agence événementielle avec laquelle vous travaillez est une alliée. Il est important qu’un lien de confiance se tisse. Si votre entreprise traverse une période difficile, si elle fait face à un défi de taille, si la grogne règne chez les employés; mieux vaut en informer votre partenaire événementiel.

Notre créativité sera employée pour corriger la situation ou pour montrer aux invités que vous êtes conscient du problème et des sacrifices que cela implique pour eux. Toute cette honnêteté vous prépare pour la prochaine étape.

Idéation : pour rendre l’événement cohérent

À ce stade-ci, il faut fusionner vos besoins avec ceux de la clientèle invitée. C’est ainsi qu’émergera la promesse événementielle : donner l’heure juste sur la situation de l’entreprise, booster les troupes pour les défis à venir, remercier les clients de leur fidélité, etc.

La promesse événementielle sera au cœur de toutes les communications. Elle doit être nommée aux fournisseurs qui prendront part à l’événement. Ainsi, la proposition sera cohérente. Par exemple, si on souhaite unifier l’équipe, un menu réconfortant et une ambiance chaleureuse seront plus appropriés qu’un concept glamour et une table mondaine.

Chaque décision entourant la mise sur pied de l’événement sera prise en gardant la promesse événementielle en tête.

Annonce : pour montrer votre respect

Dès le début de l’événement, la promesse événementielle doit être énoncée. Que ce soit par votre animateur.trice ou quelqu’un de la direction. Cet engagement prouve l’écoute dont vous avez fait preuve et du respect que vous portez à vos invités.

En vous mettant dans leurs chaussures, vous confirmez votre désir qu’ils se sentent bien et que l’événement du jour leur apporte quelque chose concrètement. À la fin de la journée, on espère qu’un changement se soit opéré.

Rétroaction : pour offrir le dernier mot à vos invités

L’événement se termine. Vous avez tout mis en œuvre pour répondre aux besoins et attentes de vos invités. Il est maintenant temps de les sonder pour vérifier que l’objectif est atteint.

Cette rétroaction doit s’obtenir à la fin de l’événement. Les membres de la direction peuvent s’installer près de la sortie pour remercier les gens de leur présence et sonder le pouls des invités. Un sondage de satisfaction pourra aussi être envoyé immédiatement après l’événement. À chaud, les invités ont tendance à réagir dans une plus grande proportion et à faire preuve de plus d’honnêteté que s’ils reçoivent un sondage de satisfaction une semaine plus tard.

La promesse événementielle est un outil fabuleux pour revamper vos événements, les rendre performants et offrir un sentiment de satisfaction à vos invités.

Envie de tester la promesse événementielle pour votre entreprise ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements. Nous nous ferons un plaisir de travailler à l’idéation de vos événements. Communiquez avec Nadine Ménard au nadine@suite22evenements.com

Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.

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