Grands événements, grands défis

Fastes, grandioses, sublimes… Les événements à grand déploiement fascinent ! Au-delà du nombre élevé d’invités, ce genre de festivités représente un défi logistique de taille pour les organisateurs. N’allez pas croire que l’économie d’échelle s’applique à tout. Il importe de prêter attention à une foule de détails afin que l’expérience vécue par chaque convive soit mémorable.

Particularité des grands événements

Pour les besoins de la cause, établissons d’abord ce qu’est un grand événement. Chacun aura sa définition personnelle, mais convenons qu’à partir de 200 invités, un événement se déploie différemment et présente des particularités dont il faut tenir compte.

Il faudra, par exemple, porter une attention particulière à la température des lieux. Car lorsque des centaines de convives s’animent dans la même pièce, la température ambiante grimpe en flèche. Climatiser davantage s’impose, même si on frissonne pendant le montage de la salle.

Accueillir 200 convives demande plus de temps. Le passage au vestiaire est également plus long. Une astuce consiste à prolonger le cocktail d’arrivée. Les invités seront reconnaissants de ne pas être bousculés et de pouvoir prendre le temps de discuter entre eux.

Il faut garder en tête qu’il y aura moins de fournisseurs potentiels pour la mise sur pied d’un grand événement. Plus le nombre de convives est important, plus le bassin de salles pouvant les accueillir est petit. De plus, elles ne sont que rarement adaptées aux besoins réels d’un grand groupe. La pénurie du personnel de service est aussi au nombre des problématiques. Il importe donc de s’y prendre à l’avance pour la planification de ce type d’événement.

Grands, mais toujours personnalisés

La réunion de plusieurs convives n’est pas une excuse pour produire un événement de type chaîne de montage. L’expérience de chacun des invités se doit d’être mémorable et le choix des fournisseurs, réfléchi.

Prioriser ceux qui possèdent une expertise lors de grands événements vous assurera une tranquillité d’esprit. Le traiteur engagé est-il en mesure de servir un repas bien chaud à vos 420 invités ? Possède-t-il le personnel de service suffisant pour servir rapidement une aussi grande foule ? La gestion des allergies devrait être une priorité. En

organisateur soucieux, vous pouvez remettre, à chaque invité concerné, un carton à déposer à sa place, avisant le personnel de service de ses restrictions alimentaires.

Il importe de ne pas se fier aveuglément aux informations fournies par les salles pouvant vous accueillir. Même si on prétend que la pièce peut contenir des centaines d’invités, le confort ne sera pas toujours au rendez-vous. N’oubliez jamais de soustraire l’espace requis pour la scène, la régie ou la piste de danse inscrite à votre scénario. D’ailleurs, si le déroulement de la soirée contient une longue partie protocolaire où les invités devront regarder sur scène, pensez à disposer les convives en demi-lune plutôt qu’en table complète, afin d’éviter les torticolis à la moitié d’entre eux.

Votre fournisseur de services audiovisuels devrait également porter une attention particulière au placement des haut-parleurs. Sinon la table à proximité sera gênée par un volume sonore trop élevé. Opter pour les nouvelles technologies en sonorisation est ici un incontournable. Tout comme prévoir l’emplacement des différentes enceintes dans un plan technique détaillé.

S’adapter à la réalité postpandémie

Je ne vous apprendrai rien en vous disant qu’il y a présentement pénurie de personnel. L’industrie événementielle n’échappe pas à cette réalité. Dans ce contexte, organiser un événement de grande ampleur représente un défi additionnel.

Il faut se rappeler que les habitudes des invités ont changé. Si autrefois on plaçait 10 voire 12 convives autour d’une table circulaire de 72 pouces de diamètre, aujourd’hui on veillera à ne pas dépasser 8 personnes autour de la même table. La proximité est moins appréciée. Diminuer le nombre de places renforcera l’impression d’être VIP et accommodera également les gauchers.

Un horaire à la minute, très serré, fera des mécontents. Les invités sont encore en carence de contacts en présentiel et aimeront avoir du temps pour échanger avec leurs pairs. Assouplissez l’horaire afin de répondre à ce besoin.

En conclusion, un grand événement présente des singularités et se conçoit différemment. N’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle qui possède ce type d’expérience pour vous soutenir dans sa mise sur pied.

Un événement à grand déploiement à venir dans votre entreprise ? Faites appel à l’équipe performante de SUITE22 Événements pour maximiser la réussite de vos festivités. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller. Communiquez avec Nadine Ménard au nadine@suite22evenements.com

— Nadine Ménard est la tête créative et propriétaire de SUITE22 Événements, l’agence qui facilite et optimise l’idéation, la réalisation et le rayonnement de vos événements corporatifs de toutes sortes.

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